Arkivinnhold |
  
|
I linjen øverst i søkebildet (den mørke) velger du arkiv og arkivdel som du ønsker å se innholdet i. Har du bare tilgang til èn arkivdel, vil denne være foreslått automatisk. Sist brukte arkiv og arkivdel vil være forvalgt i 'Arkivinnhold'.
Søkebildet har to hovedsøk, ett for registreringer (i arkivet) og ett for mapper (på øverste nivå). Dette velges i nedtrekslisten helt til venstre. Begge de to søkebildene har predefinerte søk som kan velges ved å klikke på de, og i tillegg har man et fritekst søk helt til høyre i bildet. Søkeresultatet er summen av de predefinerte søkene + fritekstsøket. Nederst vises en liste med søkeresultatet, visningen av denne listen er ulik for søk på registreringer og søk på mapper.
Registreringer
Registreringer (i arkivet) er valgt som standard når man kommer inn i skjermbildet. Det predefinerte søket har seks valg. De tre øverste går på periode, de tre nederste på type.
|
Siste syv dager |
Viser alle registreringer som er arkivert siste syv dagene.Er standardvalg. |
|
Denne måned |
Viser alle registreringer i den aktuelle måneden(ikke en måned tilbake i tid), dvs. er det mars måned, vil alle registreringer for mars vise |
|
Alt |
Viser alle, ingen datobegrensning
|
|
Alle |
Viser alle typer registreringer, både journalposter og registreringer. Er standardvalg. |
|
Journalposter |
Viser bare journalposter |
|
Registreringer |
Viser bare registreringer (tidligere omtalt som "forenklet registrering") |
NB!! Begrepsavklaring:
Valget "Registreringer" i nedtrekksmenyen viser deg registreringer til arkivdelen, dvs. det som er overført fra fagsystemet.
Predefinert søk "Registreringer" viser bare det som er overført fra fagsystemet som en registrering, i tidligere versjoner av Noark-standarden omtalt som "forenklet registrering". Normalt vil dette være journalnotat som er registrerte i fagsystemet uten journalføring.
Søkeresultatet viser
|
Reg. id |
bare journalposter har reg.id, dette er verdien slik den er overført fra fagsystemet |
|
Journalposttype |
inngående, utgående etc. |
|
Tittel |
for journalposter vises tittel, for registreringer vises teksten registrering. Klikk på linken for å gå direkte til journalposten/registreringen |
|
Saksbehandler |
navn på saksbehandler |
|
Mappeid |
mappeid for mappe på øverste nivå, klikk på linken for å gå direkte til mappen. Vi har bevisst valgt å vise en anonym mappeid i stedet for tittel på mappen som vil være navnet på bruker i fagsystemet. Dette av sensitivitetshensyn slik at navn ikke blir eksponert i første bildet. |
|
Undermappe |
viser mappeid (saksnr) hvis registreringen tilhører en saksmappe. |
|
Journaldato |
journaldato vises bare for journalposter |
|
Opprettet |
dato da registreringen er arkivert |
|
Dokumentlink |
link til dokumentet, klikk på linken (pdf-symbol) for å åpne dokumentet |
Mappe
Søkbildet for mappe viser en oversikt over alle mappene på øverste nivå i arkivdelen, søkebildet har to predefinerte søk + fritekstsøk slik som registreringer.
|
Opprettet siste 14 dager |
viser alle mapper på øverste nivå som er opprettet i arkivet (dvs. nye) de siste 14 dagene, viser ikke saksmapper |
|
Alt |
viser alle mapper på øverste nivå i arkivdelen, viser ikke saksmapper |
|
Mappeid |
viser mappeid til mappen, klikk på linken for å gå direkte til mappen. Mappeid overført fra fagsystemet. |
|
Klasse Mappe |
viser primær klassifikasjon til mappen (fnr) viser tittel på mappen (navn) |
|
Innhold |
viser en oppsummering av innholdet i mappen, antall undermapper, journalposter og registreringer |
|
Opprettet |
viser datoen da mappen første gang ble arkivert (opprettet) |
|
Avsluttet |
viser datoen da mappen er avsluttet (bare for avsluttede mapper) |
Fritekstsøk
Skriv inn "ordet" du vil søke etter i feltet for søk, og klikk på knappen "Søk" eller bruk Enter-tasten for å aktivere søket. Man kan kombinere flere ord om man vil.
NB!! Vær oppmerksom på at vi søker på hele ord, og ikke deler av et ord. Betyr at ved søk på navn må hele fornavnet eller etternavnet skrives inn...
Ved søk på tall derimot kan deler av f.eks. klasse skrives inn... Eks. 1409 gir alle klasser som starter med 1409..
Resultatet vil bli sortert slik at de mest signifikante treffene ligger øverst. Søker du på to ord vil de registreringene med flest treff vise øverst, de med færre treff ligger så videre nedover. Det er ikke fritekstsøk på tekst i dokumentene, kun på metadata'ene i arkivkjernen.
Husk at søket også tar hensyn til det som er valgt i predefinerte søk, så hvis man ønsker et fritekstsøk i alt arkivinnhold i arkivdelen, da må man først velge "Alt" og "Alle" i de predefinerte søkene.
Utvidet søk
Funksjon for å kunne søke på periode hvor registreringer er oppretter og / eller mapper opprettet. Også fritekst søk er lagt til.
Fritekst søk
·Søk etter deler av ord ved å bruke avkortning av ordet
·Bruk valgene AND, OR og AND NOT
oKan benytte:
§ i stedet for OR
§& i stedet for AND
§&! I stedet for AND NOT)
·Mulig å søke etter et uttrykk som inneholder flere ord
·OG søkeord vil prøve å søke etter treff i den samme kolonnen, ELLER søkeordet vil inneholde alle kolonnene