Saksmappe |
  
|
I linjen øverst i søkebildet (den mørke) vises valgt arkiv, arkivdel, mappe og saksmappe som du ønsker å se innholdet i.
- Linken "Endre" gir deg tilgang til å endre metadata om en saksmappe dersom du har tilgang til å gjøre dette...
NB!! Ved å klikke på en link i den mørke linjen øverst, tar du snarveien f.eks. tilbake til arkivdelen for evt. å velge ny mappe...eller tilbake til mappen for å velge en ny saksmappe...
Skjermbildet viser øverst de viktigste metadata'ene om en saksmappe. Linken "Flere detaljer" vil vise flere metadata som ikke er så ofte i bruk. Hvis man har valgt å se flere detaljer, da vil det vises en tilsvarende link som heter "Færre detaljer" som skjuler disse feltene igjen.Valget mellom "Flere/Færre" detaljer er gjort for å forenkle skjermbildet og vise det viktigste først.
|
Saksnummer |
er saksnr'et hentet fra fagsystemet. |
|
Tittel |
er tittel på saken i fagsystemet. |
|
Saksstatus |
viser statusen saken har i fagsystemet. Blir automatisk oppdatert når status endres/avsluttes i fagsystemet. |
|
Opprettet den |
viser dato mappen ble opprettet i arkivkjernen og av hvem. Hvem vil være saksbehandler i fagsystemet som ferdigstilte en postjournal som automatisk medførte oppretting av en mappe i arkivkjernen. Ved første gangs arkivering fra fagsystem sjekkes om mappe til personen finnes i arkivkjernen, og hvis ikke opprettes den automatisk. |
|
Saksansvarlig |
viser saksbehandler som er ansvarlig for saken i fagsystemet |
|
Sekundærklasse |
viser sekundær klassifikasjon for saksmappen. Normalt vil dette være sakstypen i fagsystemet. |
Innhold i saksmappen:
|
Reg. id |
viser registreringsid'en slik den er overført fra fagsystemet |
|
Journalposttype |
inngående, utgående etc. |
|
Tittel |
viser tittel på saken i fagsystemet. Klikk på linken for å gå direkte til journalposten. |
|
Saksbehandler |
navn på saksbehandler |
|
Opprettet |
dato journalposttypen ble arkivert (opprettet i arkivkjernen) |
|
Dokumenttype |
viser type dokument fra fagsystemet |
|
Dokumentlink |
link til dokumentet, klikk på linken (pdf-symbol) for å åpne dokumentet |
Endre saksmappe
Hvis en saksmappe ikke er avsluttet har man muligheten til å endre på saksmappe. Man kan ikke endre på mappeid da fagsystemet har en referanse til denne, men de andre feltene kan endres. Man kan ikke sette dokumentmedium til blandet fysisk og eletronisk arkiv hvis mappen som denne saksmappen ligger under er satt til elektronisk arkiv. Man kan ikke oppgi oppbevaringssted hvis man har valgt elektronisk arkiv.
Avslutt saksmappe
Hvis en saksmappe ikke allerede er avsluttet, kan man avslutte denne ved å klikke på knappen "Avslutt mappe". Saksmappe vil da få status avsluttet og avsluttetdato og avsluttetav blir utfylt. Denne operasjonen logges ikke i sporingsloggen siden dette lagres direkte i saksmappen. En saksmappe som er avsluttet kan ikke endres på, endre-linken vil da være skjult.
Dette er informasjon som er overført fra fagsystemet og man bør ikke unødig endre på informasjonen som ligger her da dette vil medføre at informasjonen i arkiv ikke lenger stemmer med informasjonen i fagsystemet.
Åpne saksmappe
Hvis en saksmappe er avsluttet kan man åpne denne igjen, men det forutsetter at ikke arkivdelen er avsluttet. Statusen på saksmappen settes da til åpen, feltene for avsluttetav og avsluttetdato blankes ut. Denne operasjonen vil logges i sporingsloggen slik at man kan se hvem som åpnet saksmappen og når tid det ble gjort.