Mappe |
  
|
I linjen øverst i søkebildet (den mørke) vises valgt arkiv, arkivdel og mappe som du ønsker å se innholdet i.
- Linken "Se endringer (x)" til høyre på samme linjen vil vise deg evt. endringer (tallet i parantesen viser hvor mange) som er gjort på denne mappen med hvilket metadata (felt), gammel verdi, ny verdi, endret av og dato for endringen. Klikk på "Lukk-knappen" for å komme tilbake til mappen.
- Linken "Endre" gir deg tilgang til å endre metadata om en mappe dersom du har tilgang til å gjøre dette...
NB!! Ved å klikke på en link i den mørke linjen øverst, tar du snarveien f.eks. tilbake til arkivdelen for evt. å velge ny mappe...
Skjermbildet viser øverst de viktigste metadata'ene om en mappe. Linken "Flere detaljer" vil vise flere metadata som ikke er så ofte i bruk. Hvis man har valgt å se flere detaljer, da vil det vises en tilsvarende link som heter "Færre detaljer" som skjuler disse feltene igjen.Valget mellom "Flere/Færre" detaljer er gjort for å forenkle skjermbildet og vise det viktigste først.
|
Mappeid |
er den unike identen personen har inne i fagsystemet. Denne overføres til arkivkjernen som MappeId for mappe på øverste nivå. |
|
Tittel |
er navnet på personen i fagsystemet, som får sin egen mappe på øverste nivå i arkivkjernen ved første gangs arkivering fra fagsystemet. |
|
Opprettet den |
viser dato mappen ble opprettet i arkivkjernen og av hvem. Hvem vil være saksbehandler i fagsystemet som ferdigstilte en postjournal som automatisk medførte oppretting av en mappe i arkivkjernen. Ved første gangs arkivering fra fagsystem sjekkes om mappe til personen finnes i arkivkjernen, og hvis ikke opprettes den automatisk. |
|
Klasse |
viser primær klassifikasjon for mappen. Normalt vil dette være fnr. |
Nederst i bildet ligger en liste som viser innholdet i mappen.
Like over listen er det fire "knapper" som kan brukes for å filtrere innholdet i mappen.
Alle er standardvalg og vil vise alt innhold i mappen. For å se bare bare journalposter, bare registreringer eller bare saksmapper klikker du på knappene for å filtrere ut ønsket valg.
Innhold i mappen:
|
Reg. id |
bare journalposter har reg.id, dette er verdien slik den er overført fra fagsystemet |
|
Journalposttype |
inngående, utgående etc. |
|
Tittel |
for journalposter vises tittel, for registreringer vises teksten "Registrering". Klikk på linken for å gå direkte til journalposten/registreringen |
|
Saksbehandler |
navn på saksbehandler |
|
Saksmappe |
mappeid (saksnr) for mappe på undernivå (saksmappe). Vil være blank dersom journalposttypen ikke er tilknyttet en saksmappe. Klikk på linken for å gå direkte til saksmappen. |
|
Saksansvarlig |
viser saksansvarlig for saken inne i fagsystemet. |
|
Opprettet |
dato journalposttypen ble arkivert (opprettet i arkivkjernen) |
|
Dokumenttype |
viser type dokument fra fagsystemet |
|
Dokumentlink |
link til dokumentet, klikk på linken (pdf-symbol) for å åpne dokumentet |
Endre mappe
Forutsatt tilgangsrettigheter og hvis en mappe ikke er avsluttet har man muligheten til å endre på mappen. Man kan ikke endre på mappeid da fagsystemet har en referanse til denne, men de andre feltene kan endres. Man kan ikke sette dokumentmedium til blandet fysisk og eletronisk arkiv hvis arkivdelen er satt til elektronisk arkiv. Man kan ikke oppgi oppbevaringssted hvis man har valgt elektronisk arkiv.
Dette er informasjon som er overført fra fagsystemet og man bør ikke unødig endre på informasjonen som ligger her da dette vil medføre at informasjonen i arkiv ikke lenger stemmer med informasjonen i fagsystemet.
Avslutt mappe
Hvis en mappe ikke allerede er avsluttet, kan man avslutte denne ved å klikke på knappen "Avslutt mappe". Mappen vil da få status avsluttet og avsluttetdato og avsluttetav blir utfylt. Denne operasjonen logges ikke i sporingsloggen siden dette lagres direkte i mappen.
En mappe kan ikke avsluttes hvis den inneholder saksmapper som ikke er avsluttet. Alle saksmappene må avsluttes før mappen kan avsluttes. En mappe som er avsluttet kan ikke endres på, endre-linken vil da være skjult.
Åpne mappe
Hvis en mappe er avsluttet kan man åpne denne igjen, men det forutsetter at arkivdelen ikke er avsluttet. Statusen på mappen settes da til åpen, feltene for avsluttetav og avsluttetdato blankes ut. Denne operasjonen vil logges i sporingsloggen slik at man kan se hvem som åpnet mappen og når tid det ble gjort.