Arkiv

Arkiv er det øverste nivået i arkivstrukturen. De fleste vil bare ha behov for å opprette ett arkiv i arkivkjernen. Men det er mulig å opprette flere arkiv.

I venstre kant av skjermbildet vises en vertikal oversikt over alle arkivene som er registrert. Ved å klikke på navnet til arkivet vil man se detaljene for arkivet til høyre for oversikten. Bak navnet på arkivet er det en pil, ved å klikke på denne vil det komme frem et nytt nivå i oversikten som viser alle arkivdeler på det valgte arkivet.

Nytt arkiv

Nederst i oversikten over arkiv finner man en knapp med tittelen Nytt arkiv, klikk på denne for å legge til et nytt arkiv. Man får da opp et skjermbilde der man registrerer informasjon om arkivet. Se feltforklaringer nedenfor. Arkivet vil automatisk få statusen opprettet.

NB!! Nytt arkiv opprettes samtidig med at fagsystemet kobles mot arkivet. Derfor vil det være mest aktuelt å endre/ajourføre opplysninger om selve arkivet før arkiveringen starter.

Endre arkiv

Når man har valgt å se detaljene på et arkiv, da kan man også endre på dette ved å klikke på linken Endre. Man har de samme feltene og behandlingsreglene som ved registrering av nytt arkiv.

Avslutt arkiv

Hvis man har et arkiv uten arkivdeler, eller et arkiv med bare avsluttede arkivdeler, da vil det vise en egen knapp for avslutning av arkiv. Klikker man på denne knappen vil arkivet få statusen Avsluttet, det logges på arkivet hvem som har avsluttet arkivet, og når tid dette ble gjort.

Slett arkiv

Hvis man har et arkiv uten arkivdeler, vil man kunne slette dette arkivet. Hendelsen vil bli logget i sporingsloggen, der logges hvem som har utført slettingen, og når tid slettingen ble gjort.

Feltforklaring arkiv

Tittel	I feltet navner du arkivet, dette er feltet du vil se når du senere skal velge arkiv du skal arbeid med.
Beskrivelse	Fritekstfelt for beskrivelse av arkivet. Feltet er ikke obligatorisk. Likevel anbefaler vi å legge inn en beskrivelse som forklarer mer om selve arkivet, eksempelvis "Arkiv for fagsystem i sikker sone".
Opprettet den	Dato og klokkeslett for opprettelse av arkiv, navn på den som opprettet arkivet vil også vises.
Avsluttet den	Dato og klokkeslett for avslutning av arkiv, navn på den som avsluttet arkivet vil også vises. Normalt vil ikke et arkiv fremstå som avsluttet. Skjer kun dersom kommunen velger å endre arkivstrukturen knyttet til antall (hoved)arkiv, eller slutter å benytte VSArkiv mot sine fagsystem.
Arkivstatus	Viser arkivets status. Gyldige verdier i henhold til Noark5 er Opprettet eller Avsluttet.
Arkivskaper id	Kan være organisasjonsnummer (Brønnøysundregistrene) eller annen identifikasjon avtalt med arkivdepotet.
Arkivskaper navn	Navn på organisasjon som har opprettet arkivet. NB! Viktig å angi dette fordi informasjonen blir avlevert til arkivdepot.
Dokumentmedium	Angivelse av om arkivenheten inneholder elektroniske dokumenter eller en blanding av fysiske og elektroniske dokumenter. Når all inngående korrespondanse blir skannet inn i fagsystemet koblet til arkivet, kan dokumentmedium settes til Elektronisk arkiv. Vi anbefaler at dere tar et "skarpt periodeskille" og starter opp direkte med "Elektronisk arkiv".
Oppbevaringssted	Dersom Blandet fysisk og elektronisk arkiv er valgt som dokumentasjonsmedium, kan man angi stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap osv. Dersom Elektronisk arkiv velges, skal oppbevaringssted stå blankt. Dere får en melding dersom dere prøver å lagre oppbevaringssted for et elektronisk arkiv. Både dokumentmedium og oppbevaringssted arves ned til arkivdel, og kan endres for en arkivdel.