Arkivdel

Et arkiv deles opp i arkivdeler. Klikk på pilen bak navnet til arkivet i arkivoversikten for å få se alle arkivdelene for det aktuelle arkivet. Ved å klikke på en av arkivdelenes navn vil man få se detaljene for den arkivdelen til høyre i skjermbildet.

Ny arkivdel

Klikk på knappen "Ny arkivdel" under arkiv for å opprette en ny arkivdel. Til høyre vil det nå vise et nytt skjermbilde for registrering av ny arkivdel.

Det kreves at man fyller ut klassifikasjonssystem, det forutsettes derfor at dette er opprettet på forhånd. Nedtrekslisten vil vise de klassifikasjonssystem som er registrert i arkivkjernen. Hvis man benytter saksmapper må man også angi et sekundert klassifikasjonssystem.

NB!! Ny arkivdel opprettes samtidig med at fagsystemet kobles mot arkivet og arkivdelen. Derfor vil det være mest aktuelt å endre/ajourføre opplysninger om arkivdelen før arkiveringen starter.

Endre arkivdel

For å endre på en arkivdel må man først klikke på arkivdelen i oversikten til venstre, klikk så på linken "Endre". Feltene og behandlingsreglene er det samme som ved registrering av ny arkivdel.

Feltforklaring arkivdel

Tittel	I feltet navner du arkivdelen, dette er feltet du vil se når du senere skal velge arkivdel du skal arbeid med. Dere står fritt til selv å bestemme navn på arkivdelen, for eksempel navnet på fagsystemet som arkivdelen er knyttet mot eller fagområdet (pleie- og omsorg).
Beskrivelse	Fritekstfelt for beskrivelse av arkivdelen. Feltet er ikke obligatorisk. Likevel anbefaler vi å legge inn en mer forklarende beskrivelse av arkivdelen, eksempelvis "Arkiv barnevern i sikker sone"...
Opprettet den	Dato og klokkeslett for opprettelse av arkivdelen, navn på den som opprettet arkivdelen vil også vises.
Avsluttet den	Dato og klokkeslett for avslutning av arkivdel, navn på den som avsluttet arkivdelen vil også vises. NB! Når en arkivdel periodiseres blir den automatisk merket som avsluttet.
Arkivstatus	Viser arkivdelens status. Gyldige verdier er Aktiv periode eller Avsluttet periode, og verdiene settes automatisk ved opprettet eller avsluttet arkivdel. Mykt periodeskille praktiseres i VSArkiv, og alle ikke avsluttede mapper blir med over til aktiv periode ved periodisering. Det vil si at en overlappingsperiode ville vært gjeldene bare når periodisering kjøres, og i dette tidsrommet (sekunder/minutter) blir både avsluttet og aktiv arkivdel sperret for arkivering.
Dokumentmedium	Arves fra tilknyttet arkiv. Kan endres med valgene: elektronisk arkiv eller blandet fysiske og elektronisk arkiv. Vi anbefaler "Elektronisk arkiv" som betyr at rutiner for skanning må være på plass før arkivering starter.
Oppbevaringssted	Arves fra tilknyttet arkiv. Kan endres for en arkivdel dersom Blandet fysisk og elektronisk arkiv er valgt som dokumentmedium. Angir stedet hvor de fysiske dokumentene oppbevares. Kan være angivelse av rom, hylle, skap og så videre.
Klassifikasjonssystem	NB! Klassifikasjonssystem må opprettes før arkivdel opprettes. Ved opprettelse av ny arkivdel, må denne knyttes til eksisterende klassifikasjonssystem. Nedtrekksmeny vil vise aktuelle klassifikasjonssystem. Vi anbefaler å opprette klassifikasjonssystem per arkivdel(fagområde). Fødselsnummer benyttes som klassifikasjonssystem i VSArkiv.
Sek. klass. system	Vi anbefaler å opprette en sekundær klassifikasjon per arkivdel (fagområde). Sekundær klassifikasjon knyttes til arkivdel, du finner den under nedtrekksmenyen for sekundær klassesystem. Sakstype vil utgjøre sekundær klassifikasjon i VSArkiv.
Startdato	Dato for når arkivering fra fagsystemet starter mot arkivdelen. Ved periodisering vil denne bli samme dato som ny arkivdel ble opprettet.
Sluttdato	Dato for når arkivering fra fagsystemet til arkivdelen opphørte/sluttet. Ved periodisering vil denne bli samme dato som avsluttet dato.
Kassasjonsvedtak	Obligatoriske verdier: ·"Bevares" ·"Kasseres" ·"Vurderes senere" Beskriver handling ved bevaringstid slutt Standardverdi er satt til Bevares fordi i utgangspunktet skal alt i arkivkjernen bevares for ettertiden og avleveres til arkivdepot. NB! Bevaring i VSArkiv arves ned i arkivstrukturen fra arkivdelen, og ikke fra klassifikasjonssystemet.
Bevaringstid	Antall år dokumentene som tilhører denne arkivdelen skal bevares. Tidspunktet for når bevaringstiden starter å løpe, vil vanligvis være når en mappe avsluttes. Men andre regler kan være aktuelle. 25 år ligger som standardverdi ved opprettelse av ny arkivdel. Denne verdien kan endres.
Kassasjonshjemmel	Angivelse for hjemmel for kassasjon. Hjemmel kan for eksempel være Riksarkivets bevarings- og kassasjonsvedtak. Riksarkivet arbeider med gjennomgang av regelverk for bevaring i kommunal/offentlig virksomhet. Hjemmel for bevaring kan oppgis når nytt regelverk distribueres. Dagens regelverk henviser til gamle koark-arkivnøkler og er utgått på dato.
Tilgangsrestriksjon	Angivelse av at dokumentene som tilhører arkivenheten ikke er offentlig tilgjengelig i henhold til offentlighetsloven eller av en annen grunn markeres med valg: ·"Unntatt offentlighet" Det er også mulighet å velge Tilgangsrestriksjon: ·Ingen. oDette vil videre ikke gi behov for valg for Skjerm.hjemmel, Skjermingsdok og Skjerm.varighet
Skjermingshjemmel	Henvisning til hjemmel (paragraf) i offentlighetsloven eller andre. Sees i sammenheng med tilgangsrestriksjon.
Skjermingsdok	Skjerming av hele dokumentet er obligatorisk verdi fordi dette er en arkivdel som inneholder personsensitive data.
Skjerm. varighet	Antall år skjermingen skal opprettholdes. Tidspunktet for når skjermingsvarigheten starter å løpe, vil vanligvis være når journalposten ble registrert, men det skal være mulig med andre regler.

Periodisering av arkivdel

Hvis arkivet ikke er avsluttet vil det vise en knapp for periodisering. Du kan her sette en dato frem i tid hvor du ønsker at periodiseringen skal starte opp.

Ved periodisering vil det opprettes en ny arkivdel som etterfølger den som periodiseres. Alle åpne saker vil bli overført fra arkivdelen som periodiseres til den nye arkivdelen. Alle avsluttede mapper vil ligge igjen i den som er periodisert. Den periodiserte arkivdelen vil så merkes som avsluttet, og feltene periodisert av og periodisertdato blir utfylt (og operasjonen loggges derfor ikke i sporingsloggen). Den nye arkivdelen vil ut over dette ha samme detaljinformasjon som den periodiserte arkivdelen.

Den nye arkivdelen vil nå være den aktive arkivdelen, overføring fra fagsystem vil da automatisk bli lagret i den nye arkivdelen selv om man på innstillingene for fagsystem hadde angitt den som nå er blitt periodisert. Man trenger altså ikke endre på konfigurasjonen av integrasjonen mellom fagsystem og arkivkjerne.

Avslutte arkivdel

Når en arkivdel er aktiv vil det vise en knapp for avslutting av arkivdel. Denne setter arkivdelen til avsluttet og feltene avsluttet av og avsluttet dato blir utfylt. Operasjonen logges derfor ikke i sporingsloggen.

Avslutt alle mapper

Det er lagt til en melding ved valg Avslutt alle mapper;

Bruk av denne funksjonen vil avslutte alle mappene i arkivdelen og må bare benyttes dersom arkivdelen skal avsluttes og avleveres, eksempelvis ved kommunesammenslåing der valgt arkivdel ikke skal benyttes lenger.

Deponere arkivdel

En arkivdel som er avsluttet/periodisert vil kunne deponeres, det kreves imidlertid at det finnes minst en mappe i arkivdelen. Det lages da en avleveringspakke iht Noark5-standarden i en zipfil som inneholder alle xml-filene av den deponerte arkivdelen. Man vil få opp en dialogboks med spørsmål om lagring av zip filen. Man kan deponere selv om man har deponert den samme arkivdelen tidligere en gang. Filen som produseres ved deponering må man selv sørge for å få overført til arkivdepot, det er ikke laget noen automatisk overføring av deponeringsdataene.

Det er lagt inn informasjon vedr oppdatert status knytte til deponering. Eksempel:

·Periodisering skal utføres etter: [dato/måned/år klokkelsett]

·Periodisering pågår. Startet [dato/måned/år klokkelsett]

·Periodisering startet[dato/måned/år klokkelsett] og fullført[dato/måned/år klokkelsett]. Status

Eks på forbedret varslingsmelding om noe feiler / mangler:

·"Før deponering kan utføres må Arkiv oppdateres med arkivskaper id og navn"

Merke arkivdel som avlevert

Knappen for dette kommer til syne først når man har utført minst en deponering. Det er fordi man ikke kan merke en arkivdel som avlevert før arkivmatrialet er overført fra arkivskaper til arkivdepotet. Så for å merke en arkivdel som avlevert må man ha overført arkivmatrialet og arkivdepoet må ha akseptert disse, og bevaringstiden oppgitt for arkivdelen må være ute. Når man klikker på knappen vil arkivdelen merkes som avlevert, dvs. at feltene for avlevertav og avlevertdato blir satt. På samme måte som man kan deponere samme arkivdel flere ganger, kan man også merke samme arkivdel som avlevert flere ganger.

Noark5 standarden skriver følgende om avlevering:

En avlevering vil si at arkivmateriale overføres fra arkivskaper til arkivdepot. Offentlige organer skal avlevere arkivmateriale som det er fattet bevaringsvedtak for. Hovedregelen er at arkivmaterialet skal avleveres 25 år etter at det er produsert, fordi en da regner med at det har gått ut av administrativt bruk. En avlevering innebærer at råderetten for materialet overføres fra arkivskaper til arkivdepot. Etter avlevering er det arkivdepotet som må vedlikeholde og tilgjengeliggjøre materialet.

Slette arkivdel

Hvis en arkivdel er avlevert og avsluttet, da kan den også slettes. Alle arkivdata som finnes under arkivdelen vil da slettes, alle mapper, saksmapper, journalposter, dokument etc. Alt!

NB! Det er ikke mulig å reversere denne operasjonen, slettingen vil fjerne alle dataene på denne arkivdelen permanent.

I tilgangskontrollen tildeler man rolletilgang på en bestemt arkivdel. Det betyr at det kan være gitt tilgang til arkivdelen man forsøker å slette. I så fall vil arkivkjernen forsøke å finne ut om det finnes en etterfølgende aktiv arkivdel, og rolletilgangene overføres til denne arkivdelen. Hvis ikke en etterfølgende arkivdel blir funnet vil alle rolletilganger på den aktuelle arkivdelen slettes.

Det er ikke tillatt å slette en arkivdel som ikke er avlevert.

Kun avleverte arkivdeler eller helt tomme arkivdeler kan slettes.