Klassifikasjonssystem

Klassifikasjonssystem må opprettes før arkivdelen opprettes. Når et nytt fagsystem blir koblet mot en arkivdel i arkivkjernen, vil det også bli opprettet et klassifikasjonssystem for denne arkivdelen. Dere kan endre opplysninger i klassifikasjonssystemet.

Klassifikasjonssystemene vises i en liste til venstre i skjermbildet. Klikk på et klassifikasjonssystem for å se detaljene for dette i skjermbildet til høyre.

I detaljene vises også en liste over alle klasser som er registrert på det aktuelle klassifikasjonssystemet.

Klasse blir automatisk oppdatert fra fagsystemet hver gang en registrering med ny klasse lagres i arkivkjernen.

Vi anbefaler at hver arkivdel knyttes til "sitt" klassifikasjonssystem for primær og sekundær klassifikasjon. Primær klassifikasjon vil for fagsystem i sikker sone være fødselsnr, og sekundær klassifikasjon vil være sakstypen tilknyttet saken/vedtaket.

Når hver arkivdel blir tilknyttet sitt eget klassifikasjonssystem, vil vi unngå at endring av fødselsnr fra et midlertidig nødnr i fagsystemet vil påvirker klassene i de andre arkivdelene.

Nytt klassifikasjonssystem

Nederst i listen over klassifkasjonssystem finner du knapp for å registrere nytt klassifikasjonssystem. Se feltforklaring for detaljer om hvert felt.

Klassifikasjonssystem opprettes av teknisk konsulent når et nytt fagsystem blir koblet til arkivdel i arkivkjernen.

Endre klassifikasjonssystem

Når man har valgt et klassifikasjonssystem i oversikten slik at detaljene vises til høyre i skjermbildet, da kan man klikke på linken "Endre". Det åpnes da et skjermbilde med mulighet for å endre opplysningene om klassifikasjonssystemet.

I og med at klassifikasjonssystemet opprettes ved kobling av nytt fagsystem til arkivdelen, bør dere ajourføre opplysninger om klassifikasjonssystemet vha endre-linken.

Feltforklaring klassifikasjonssystem

Tittel	Fritekst felt, angi navn på klassifikasjonssystemet som skal brukes i arkivdelen, for eksempel personnummer Omsorg. Vi anbefaler at det opprettes egne klassifikasjonssystem for primær klassifikasjon og sekundær klassifikasjon per arkivdel og for sitt fagsystem.
Beskrivelse	Fritekstfelt, beskrivelse av klassifikasjonssystemet. Feltet er valgfritt å bruke. Vi anbefaler at det likevel oppgis en utdypende beskrivelse av klassifikasjonssystemet som for eksempel om klassifikasjonssystemet er primært eller sekundært for fagsystemet/fagområdet.
Opprettet den	Angivelse av dato for opprettelse av klassen, navn på den som har opprettet klassen genereres automatisk i forhold til pålogging.
Avsluttet den	Dersom avsluttet vises dato for avslutning av klassifikasjonssystem, navn på den som har avsluttet genereres automatisk i forhold til pålogging. Du får ikke avsluttet et klassifikasjonssystem som er koblet mot en aktiv arkivdel.
Type	Det er ingen obligatoriske klassifikasjonstyper, i VSArkiv har du tre valg: ·Funksjonsbasert (emnebasert) ·Objektbasert (her objektets fødselsnummer) ·Funksjonsbasert hierarkisk (eksempelvis k-koder, benyttes ikke i VSArkiv). Primært klassifikasjonssystem til en arkivdel opprettes med type objektbasert. For hvert nytt fødselsnummer som arkiveres fra fagsystemet til arkivkjernen vil fødselsnummer opprettes som klasse og vises under klassifikasjonssystemet. Sekundær klassifikasjonssystem til en arkivdel opprettes med type funksjonsbasert. For hver ny sakstype som arkiveres fra fagsystemet til arkivkjernen vil sakstypen opprettes som klasse og vises under klassifikasjonssystemet. Vi anbefaler egne sekundære klassifikasjonssystem per arkivdel for sitt fagsystem/fagområde fordi de ulike fagsystemene har ulike sakstyper, og vi kan også oppleve samme klasseID med ulik tittel i de ulike fagsystemene.

Avslutt klassifikasjonssystem

Det er ikke mulig å slette et klassifikasjonssystem, men man kan avslutte et ved å klikke på knappen "Avslutt klassifikasjonssystem". Klassifikasjonssystemet kan da ikke være koblet til en aktiv arkivdel.

Ny klasse

For hvert nytt fødselsnummer som arkiveres fra fagsystemet til arkivdelen vil fødselsnummer opprettes som klasse og vises under klassifikasjonssystemet.

Vi har valgt å vise fødselsnummer også i tittelkolonnen i stede for navn på grunn av sensitivitetshensyn.

Dersom en bruker i fagsystemet arkiveres med såkalt nødnummer/D-nummer (når fødselsnummer ikke er kjent), vil nødnummer/D-nummer bli opprettet som en klasse. Når bruker tildeles gyldig (endelig) fødselsnummer, opprettes dette som klasse i VSArkiv og mappen som ligger med gammelt fødselsnummer knyttes til ny mappe med gyldig fødselsnummer.

Dette er en av grunnene til at vi anbefaler egne klassifikasjonssystem per arkivdel for sitt fagsystem/fagområde, slik at vi unngår at endringer i fødselsnummer/klasse i profil (pleie- og omsorg) skal skape trøbbel for fødselsnummer/klasse til andre arkivdeler for sosial, barnevern og så videre.

Man kan også registrere klasser manuelt ved å klikke på linken "Ny klasse". I skjermbilde som vises må man fylle ut klasseid og tittel. De to andre feltene beskrivelse og nøkkelord er valgfrie. Funksjonen "Ny klasse" benyttes først når en kobler fagsystem til en arkivdel som skal benytte andre klasser enn fnr, eksempelvis k-koder.

Endre klasse

Man kan gå inn på detaljbildet for en klasse ved å klikke på klassen i oversikten over klasser i detaljbildet for klassifikasjonssystem. Herfra kan man klikke "Endre" for å endre på verdiene i en klasse.

Avslutte klasse

Man kan gå inn på detaljbildet for en klasse ved å klikke på klassen i oversikten over klasser i detaljbildet for klassifikasjonssystem. Herfra kan man klikke "Avslutt klasse" for å avslutte en klasse. Klassen kan da ikke være koblet til en aktiv mappe i arkivdelen.